名刺は個人情報にあたる？個人情報保護法の基準と管理ポイントを解説

名刺交換はビジネスの基本ですが、名刺に記載された情報を「個人情報」として扱うべきか、悩まれた方も多いのではないでしょうか。

特に、企業で大量の名刺を管理している場合、個人情報保護法との関係を正しく理解しておかないと、知らぬ間に法令違反となるリスクもあります。

この記事では、名刺が個人情報に該当するかどうかの判断基準や、名刺を安全に管理するためのポイントについて詳しく解説します。

名刺が個人情報にあたるか不安な方は、ぜひ参考にしてください。

個人情報保護法での名刺の位置づけ

名刺に記載されている氏名や会社・部署名、電話番号・メールアドレスなどは、一般的に「個人を特定できる情報」にあたります。

このような情報は、個人情報保護法において「個人情報」として扱われる可能性がありますが、すべての名刺が法的に該当するわけではありません。

個人情報保護法に該当するのは、個人情報を容易に検索できる状態で体系的に構成されたものであり、データベースや分類されたファイルなどを指します。

したがって、名刺を単に受け取って保管しているだけでは「個人情報ファイル等」には該当しませんが、名刺を整理・分類し、検索可能な状態で管理している場合は法律の対象になることがあります。

名刺管理の方法によって、法的な責任が生じるかどうかが大きく変わるため、個人情報保護法の観点から正しい理解と管理が求められます。

名刺が個人情報保護法にあたる基準

名刺が個人情報保護法の対象となるかどうかは、どのように名刺を取り扱っているかがポイントです。

以降では、名刺の保管方法や活用の仕方によって、法的な取り扱いがどう変わるかを解説します。

1. 名刺をファイル管理している場合
2. 名刺情報がデータベース化されている場合

名刺をファイル管理している場合

名刺を紙のままファイルやバインダーに分類・整理して保管している場合でも、その管理方法によっては「個人情報データベース等」に該当する可能性があります。

たとえば、五十音順や部署別などで名刺を体系的に整理し、誰でも容易に情報を検索できる状態であれば、「個人情報を体系的に構成した情報の集合体」と見なされる可能性があります。

このような紙媒体の管理であっても、第三者が見ても目的の人物を特定しやすい状態であれば、個人情報保護法の規制対象になる点に注意が必要です。

そのため、名刺を紙で整理している企業や個人も、一定のルールや管理体制を整えておくことが求められます。

名刺情報がデータベース化されている場合

名刺をスキャンしたり、専用の名刺管理ソフトやアプリを使ってデジタル化し、パソコンやクラウド上で保存・整理している場合は、明確に「個人情報ファイル」として個人情報保護法の適用対象となります。

特に、氏名や会社名での検索、グループ分け、ラベル付けなどが可能な状態になっていると、法律上の「個人情報データベース等」に該当します。

このような管理を行っている場合、パスワード設定やアクセス権限の管理、ウイルス対策など、安全管理措置の徹底が必要です。

また、クラウドサービスを利用している場合は、サービス提供会社との契約内容を確認し、適切な委託先管理や情報漏えいの対策を講じることも重要です。

名刺が個人情報保護法に当てはまらないケース

なお、すべての名刺が個人情報保護法の対象になるわけではありません。

以降では、対象外とされるケースについて解説します。

1. 単に名刺を受け取っただけでデータ化していない場合
2. 名刺を紛失した場合

単に名刺を受け取っただけでデータ化していない場合

営業先や展示会などで名刺を受け取っただけで、特にファイルやデジタル化をせず保管しているだけの状態であれば、個人情報ファイルには該当しません。

このような場合は、個人情報保護法上の「個人情報取扱事業者」には当たらず、義務も発生しません。

ただし、故意や過失による漏洩や不正利用が発生すれば、民事責任や信頼の失墜につながる恐れはあるため、基本的な管理は心がけましょう。

例えば、名刺を机の上に放置しない、ロッカーなどに保管するなどの対応は推奨されます。

名刺を紛失した場合

名刺を紛失した際、個人情報保護法上は「個人情報漏えいに該当するかどうかは状況による」とされています。

名刺をデータベースで管理していた場合は、漏えいとして扱われる可能性があります。

しかし、単に持ち歩いていた名刺を紛失した場合は、直ちに違反とされることはありません。

また、受け取った名刺には相手の連絡先などが含まれており、万が一悪用された場合は信用問題に発展します。

名刺の取り扱いには十分注意し、紛失時は速やかに上司や関係部署へ報告することが大切です。

個人情報保護法による名刺管理のポイント

名刺を安全に管理するためには、個人情報保護法に沿った具体的な対応策を実施することが重要です。

以降では、法令に準拠した3つのポイントを解説します。

1. 名刺をデータ化した場合は安全管理措置を行う
2. 名刺管理ソフトは個人情報保護法に準拠したサービスを選ぶ
3. 名刺の保管・廃棄はルールを定めて適切に行う

名刺をデータ化した場合は安全管理措置を行う

名刺をスキャンしたり、名刺管理ソフトに入力してデータベース化した場合は、個人情報保護法の「安全管理措置」が必須となります。

安全管理措置には、以下のような対策があります。

• パスワードによるアクセス制限
• 不正アクセス防止のためのファイアウォール設定
• ウイルス対策ソフトの導入
• 個人情報を取り扱う社員への教育

特にクラウド型のサービスを利用する際には、事業者が十分なセキュリティ対策を行っているかどうかも確認する必要があります。

名刺管理ソフトは個人情報保護法に準拠したサービスを選ぶ

名刺を効率よく管理するために、専用ソフトを導入する企業も増えています。

その際は、個人情報保護法に準拠したセキュリティ対策がなされているかを必ずチェックしましょう。

「提供元の企業がプライバシーマークを取得しているか」「暗号化通信を採用しているか」「ログ管理機能があるか」などが判断基準になります。

また、外部への情報提供や委託の有無も、利用規約やプライバシーポリシーで確認することが重要です。

名刺の保管・廃棄はルールを定めて適切に行う

名刺は保管するだけでなく、廃棄する際にも注意が必要です。

不要になった名刺は、シュレッダーを使って物理的に復元できないよう処理することが推奨されます。

また、社内で「名刺の管理ルール」を明文化し、誰がどのように保管・廃棄を行うかを明確化することが大切です。

ルールがあることで、従業員間の認識のズレを防ぎ、法令違反のリスクも減らせます。

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紙の名刺は、保管場所を取るうえに、必要なときに探すのが大変だったりと、管理の手間がかかる点が多くあります。

そうした課題を解決する方法として注目されているのが、スマートフォンやパソコンで管理できる「デジタル名刺」です。

デジタル名刺は、紙の名刺と違っていつでも情報を確認でき、検索や編集も簡単で、管理効率が大きく向上します。

また、名刺情報をクラウド上で安全に保存できるため、端末を紛失した場合でもデータを復元でき、情報漏えいのリスクも低く抑えられます。

環境に配慮したペーパーレスの取り組みにもつながるため、SDGsやサステナビリティを意識する企業にも最適です。

このように、デジタル名刺は利便性・安全性・環境面のすべてにおいて優れており、これからの名刺管理のスタンダードとしておすすめです。

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まとめ：名刺は個人情報にあたることを理解して正しく管理しよう

名刺に含まれる情報は、状況によっては個人情報保護法の対象となります。

特に、ファイルやデータとして整理・管理している場合は、法的な対応が必要です。

名刺をデータ化している場合は安全管理措置を徹底し、名刺管理ソフトは信頼できるものを選びましょう。

また、便利でセキュリティも高いデジタル名刺への移行も、現代の名刺管理には有効な選択肢です。

法令を理解し正しく名刺を扱うことで、情報漏えいやトラブルを防ぎ、ビジネスの信頼性を高めましょう。