Google Keepなら名刺管理が無料！管理方法やデータ共有機能

ビジネスで活動していると、徐々に名刺が増え、管理に手間を感じることも多いのではないでしょうか。

実は、無料で使えるGoogle Keepを活用すれば、特別な名刺管理アプリを使わなくても手軽に名刺を整理できます。

この記事では、Google Keepを使った名刺管理の方法をはじめ、便利な機能や注意点、あわせて知っておきたい他の管理ツールについても解説します。

コストをかけず、スマホやPCからすぐに名刺を確認できる環境を整えたい方は、ぜひ参考にしてください。

Google Keepで名刺管理が手軽にできる

Google Keepは本来、メモを作成するためのアプリですが、写真の中に書かれている文字を読み取る機能（OCR機能）が備わっています。

この機能を使うことで、名刺をカメラで撮影するだけで、名前や電話番号を文字データとして保存できるのです。

専用の高価な名刺管理ソフトを買わなくても、普段使っているGoogleアカウントさえあれば、すぐに名刺管理をスタートできるのは大きな魅力です。

また、Google Keepにはスマホアプリ版とパソコン版の両方があり、同じデータを共有できるため、外出先ではスマホで撮影し、会社に戻ってからパソコンで情報を整理するといった使い方もスムーズです。

Google Keepで名刺管理するメリット

Google Keepは、多くのユーザーから支持されているメモアプリで、名刺の管理においても効果的です。

以降では、数あるアプリやツールの中でも、なぜGoogle Keepを使って名刺を管理するのがおすすめなのか、具体的なメリットを紹介します。

1. 無料で利用できる
2. 名刺管理以外の機能が充実している

無料で利用できる

ビジネスツールを導入するときに一番気になるのがコストですが、Google Keepは完全に無料で利用できるのが最大の強みです。

名刺管理アプリでは、登録できる枚数や機能に制限があり、全ての機能を使うために基本は有料プランへ加入しなければなりません。

しかし、Google Keepなら何枚名刺を撮影して保存しても料金は発生しません。そのため、予算をかけずに名刺をデジタル化したいと考えている個人事業主の方や、まずはスモールステップで名刺整理を始めたい会社員の方にとって、非常に取り入れやすいツールといえるでしょう。

名刺管理以外の機能が充実している

Google Keepは名刺管理だけではなく、日々のタスク管理やアイデア出しにも使える多機能なアプリです。

たとえば、名刺のメモの中に次回の打ち合わせで話す内容を一緒に書いておいたり、リマインダーを設定して、対象者に連絡する日を通知させたりもできます。

また、音声入力でメモを取ったり、チェックリストを作ってToDoリストとして活用したりすることも可能です。

一つのアプリで名刺の情報と仕事のメモを一括管理できるため、あちこちのアプリを開く手間が省け、仕事の効率が格段にアップします。

Google Keepで名刺管理する方法3ステップ

使い方はとても簡単で、基本的には「撮る」「分類する」「整える」の3つの作業だけで完結します。

一度覚えてしまえば、1枚の名刺を登録するのに1分もかからないので、隙間時間を見つけてどんどん作業を進めることが可能です。

以降では、実際にGoogle Keepを使って名刺を登録し、管理していくための具体的な手順を3つのステップに分けて解説します。

1. 名刺を撮影する
2. 撮影した名刺にタグを付与する
3. 必要なら名刺をデータ化する

名刺を撮影する

まずは、スマホでGoogle Keepのアプリを開き、画面下にあるカメラのアイコンをタップして名刺を撮影しましょう。

名刺が画面いっぱいに収まるようにし、ピントをしっかり合わせて明るい場所で撮るのが、きれいに保存するためのコツです。

手ブレしていたり暗すぎたりすると、後で文字を読み取るときにエラーが出やすくなるので注意してください。

撮影が終わると、自動的に新しいメモの中に名刺の写真が貼り付けられた状態で保存されます。

このときに名刺の表側だけでなく、裏面に大切なメモがある場合は、追加で写真を撮影して1つのメモにまとめておくことも可能です。

撮影した名刺にタグを付与する

名刺を撮影したら、次に「ラベル」という機能を使って名刺にタグを付けておきましょう。

ラベル機能を使えば、取引先や属性に合わせて自由にグループ分けができ、後から特定のグループだけをまとめて表示できます。

たとえば、たくさんの名刺の中から「ホームページ制作会社の人」だけを探したい場合、あらかじめラベルを貼っておけば検索する手間が省けて非常に便利です。

タグ付けはメモのメニューボタンから簡単に行うことができ、一つの名刺に対して複数のラベルを貼ることも可能です。

必要なら名刺をデータ化する

写真として保存するだけでなく、文字としても情報を残したい場合は、Google Keepの「画像のテキストを抽出」という機能を使いましょう。

保存した写真を選択してメニューからこの項目をタップすると、名刺に書かれた名前、会社名、電話番号などが自動的にテキストとして抽出され、メモ欄に貼り付けられます。

すると、わざわざ自分で文字を打ち込まなくても、連絡先をコピーしてメールを送ったり、電話番号をタップしてそのまま発信したりできます。

ただし、デザイン性の高い名刺や複雑なレイアウトの名刺だと、読み取りがうまくいかないこともあるため、抽出された後は軽く内容を確認して修正しておくと安心です。

Google Keepで名刺管理するときの注意点

Google Keepは汎用的なメモアプリであるため、名刺管理専用のツールと比べるとどうしても不便な部分がいくつかあります。

完璧なツールは存在しませんが、工夫次第でカバーできることも多いので、注意点を踏まえた上で賢く活用していきましょう。

以降では、Google Keepで名刺管理を行う際に、あらかじめ知っておくべき制限やデメリットを解説します。

1. 入力文字数に制限がある
2. OCR精度に限界がある

入力文字数に制限がある

Google Keepは、一つのメモに保存できる文字数に制限があるため、あまりにも膨大な情報を詰め込みすぎると保存できなくなることがあります。

一般的な名刺1枚分の情報量であれば全く問題ありませんが、名刺交換した相手との詳細な打ち合わせ記録を何万文字も書き込むような使い方は避けたほうが無難です。

また、一つのメモに何十枚も写真を貼り付けてしまうと、動作が重くなったり表示が遅くなったりする原因にもなります。

もし情報をたくさん書き込みたい場合は、GoogleドキュメントやGoogleスプレッドシートなどの別のツールと連携させることを検討してみてください。

OCR精度に限界がある

Google Keepの文字読み取り機能（OCR）は非常に優秀ですが、100パーセント正確に読み取れるわけではないという点には注意が必要です。

特に、背景に模様が入っている名刺や、筆記体のような特殊なフォント、極端に小さな文字などは、誤変換が起こりやすくなります。そのため、重要な取引先の連絡先や電話番号などは、抽出された後に必ず自分の目で確認する習慣をつけましょう。

アプリをあくまで入力の補助として考えることで、大事な連絡先を間違えて登録してしまうトラブルを防げます。

Google Keep以外の名刺管理方法

「もっときっちり管理したい」「会社全体で共有したい」など、ユーザーの目的によってはGoogle Keep以外の選択肢が適している場合もあります。

以降では、Google Keep以外にも世の中でよく使われている名刺管理の方法をいくつか比較して紹介します。

1. エクセルで管理する
2. スプレッドシートで管理する
3. 名刺管理ツールを使用する

エクセルで管理する

デスクワークの人にとって、最も馴染みがある方法として、Excel（エクセル）でのリスト化が挙げられます。

エクセルであれば、会社名や氏名、住所、メールアドレスなどの項目を自由に設定でき、自分好みの名刺一覧表を簡単に作成できます。

特に、フィルター機能を使って地域ごとに並べ替えたり、特定の業種だけを抽出したりといったデータ分析も得意なのが大きなメリットです。

ただし、スマホで写真を撮って即座にデータ化するといった使い方は難しく、手入力の手間がかかるのが難点といえます。

内部リンク

スプレッドシートで管理する

スプレッドシートの最大の利点は、インターネットさえあれば複数の人と同時に同じデータを閲覧・編集できることです。

チーム内で名刺情報を共有したい場合、URLを送るだけで誰でも最新の名刺リストを確認できるため、ビジネスのスピードが加速します。

また、Googleアカウントを持っていれば無料で使用でき、スマホアプリからでもデータの確認ができるため、エクセルよりも費用面や機動力で軍配が上がります。

「チーム全員で名刺を共有したいけれど、コストは抑えたい」という場合には、スプレッドシートでの管理が有力な選択肢となるでしょう。

名刺管理ツールを使用する

仕事で扱う名刺が多い方や、営業効率を最大化したい方には、「Eight」や「Sansan」などの専用名刺管理ツールがおすすめです。

これらのツールは名刺管理に特化しているため、カメラで撮るだけでオペレーターが手動で入力してくれたり、相手が昇進したときに通知が届いたりする便利な機能があります。

名刺交換した相手とSNSのようにつながることもでき、最新のプロフィールを常に把握できるのも専用ツールならではの魅力です。

ただし、便利な機能が多い分、高度な機能を使うには料金が発生する場合があり、無料版では枚数制限があることもあります。

名刺管理の手間をかけたくないならデジタル名刺がおすすめ

これまでの名刺管理は、もらった紙の名刺をどうにかしてデジタル化するという作業が必要でした。

しかし、最近では自分自身がデジタル名刺を使うことで、相手に情報を渡す瞬間からデジタル化を完了させるというスタイルが広がっています。

デジタル名刺なら、相手にスマホをかざしてもらうだけで連絡先を保存してもらえるため、相手に名刺をスキャンする手間を取らせません。

紙の名刺を印刷するコストや、情報を書き換えるたびに刷り直す手間も省けて、非常にエコで効率的な方法です。

名刺管理がラクなデジタル名刺ならMEETタッチ名刺

デジタル名刺の交換から名刺管理までを便利に行いたい方は、「MEETタッチ名刺」の利用がおすすめです。

MEETタッチ名刺は、NFCを内蔵したカード型の名刺で、相手のスマートフォンにカードを近づけるだけで自分の情報を瞬時に伝えられます。

MEETタッチ名刺の特徴

• 名刺感覚で持ち運べる、名刺サイズのカード型デザイン
• 名刺交換は相手のスマートフォンにカードをかざすだけ
• リモート商談でも活用可能なQRコード対応
• 管理画面から連絡先や肩書きをリアルタイム更新
• 会社のホームページや各種SNSへのリンクも掲載可能
• 2,980円からの買い切り価格・ランニングコストなし

一度購入すればずっと使い続けることができ、役職や電話番号が変わっても専用のマイページからすぐに情報を更新できるため、常に最新の自分をアピールできます。

名刺管理をラクにしたい、あるいは相手にスマートな印象を与えたい方は、ぜひご活用ください。

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まとめ：Google Keepをはじめ自分に適した方法で名刺管理をしよう

名刺管理で最も大切なことは、自分にとって続けやすく、必要なときにすぐ情報を取り出せることです。

Google Keepは、そのシンプルさと無料という手軽さから、多くの人にとって最初の一歩として最適なツールといえます。

まずは身近な名刺を数枚撮影することから始めてみて、もっと効率を上げたくなったら、専用ツールやデジタル名刺へとステップアップしていくのがおすすめです。

自分に合ったスタイルを見つけて、名刺管理のストレスから解放されましょう。