「オンライン名刺が気になっているけど、紙名刺との違いはなんだろう……」
「オンライン名刺を利用するメリットや便利な点が知りたい」
オンライン名刺は、名前の通りオンライン上で名刺情報などを確認できる名刺で、デジタル名刺と呼ばれる場合もあります。
NFCカードを利用したスマホによる読み取りやURLやQRコードの送付、オンラインミーティング時の背景への投影などで、手軽に名刺交換できます。
また、リモートワークの浸透からオンライン名刺を利用する方も増えており、多くの方に注目されています。
そこでこの記事では、オンライン名刺と紙名刺との違いや利用するメリットなどを解説します。
交換方法や注意点も解説しているので、あなたに合っているか判断しやすいでしょう。オンライン名刺が気になっている方は、参考にしてみてください。
オンライン名刺とは？
オンライン名刺とは、名刺情報をデータ化し、オンライン上で閲覧・交換可能な名刺です。
登録した情報を基にQRコードやURLを発行して、相手に送ったり読み込んでもらったりすることで、名刺情報を確認できます。
QRコードやURLを知っている方であれば誰でも閲覧可能で、リモートワークの普及から多くの方が利用している名刺です。
オンライン商談・打ち合わせが多い方や、名刺情報を有効活用したいという方に向いています。
オンライン名刺と紙名刺との違い
オンライン名刺と紙名刺の違いは、交換のしやすさや掲載できる情報などがあげられます。
たとえば紙名刺の場合は「直接対面した際に名刺交換を行う」また「郵送で名刺を送る」の2種類しか方法がありません。
しかしオンライン名刺はさまざまな方法で交換可能で、メールやQRコードを相手に送って読み込んでもらったり、専用の名刺カードを作成してスマホに近づけるだけで素早く交換したりすることが可能です。
また紙名刺は可読性を考慮して掲載する情報を絞る必要がありますが、オンライン名刺の場合は制限なく情報を掲載できます。
具体例をあげると、オンライン名刺の場合は複数のSNSアカウントやWebサイトを保有している場合でも、伝えたい情報を載せることが可能です。
さらにオンライン名刺は動画も掲載することができるので、商品やサービス・これまでの実績などを動画で伝えることもできます。
より視覚的に相手に魅力を伝えたり、スマートに名刺を交換できたりするため、オンライン名刺はおすすめです。
オンライン名刺を利用する7つのメリット
オンライン名刺を利用するメリットは、7つあります。
- 対面せずにオンラインで名刺交換できる
- 名刺の情報をデータ化する手間が省ける
- スマホや名刺管理ツールで管理できる
- CRMやSFAツールとシステム連携できる
- 手軽に情報更新できる
- 作成・印刷コストを削減できる
- SNSやWebサイトへ誘導できる
それぞれのメリットについて解説していきます。
対面せずにオンラインで名刺交換できる
オンライン名刺は、対面でも名刺交換ができるほか、対面していない状況でも名刺を交換できます。
たとえばオンライン商談・打ち合わせ時に、バーチャル背景にQRコードを表示しておくことで、相手に読み取ってもらうことが可能です。
またオンライン名刺のQRコードやURLを発行し、チャット機能や連絡ツールを活用して相手に送ることで交換もできます。
直接相手に会わずに名刺交換ができるので、人脈を広げたり見込み客の確保に繋げたりしやすい点が魅力です。
名刺の情報をデータ化する手間が省ける
オンライン名刺を活用すると、名刺の情報をデータ化する手間を省くことが可能です。
紙名刺の場合は、名刺交換した後に利用している管理システムに登録する必要があります。
そのため、入力の手間から名刺交換をしたのに登録しない・登録を後回しにしてしまって埋もれているというケースが少なくありません。
しかしオンライン名刺であれば顧客管理システムや営業支援システムと連携できるサービスも多く、データ化の手間を省くことが可能です。
業務効率を高めたいと考えている方は、オンライン名刺の活用がおすすめです。
スマホや名刺管理ツールで管理できる
オンライン名刺は、スマホや名刺管理ツールを活用すると管理しやすい点がメリットです。
名刺管理ツールやスマホのアプリの中には、名刺情報を自動的に取り込み社内で情報共有できるツールがあります。
たとえば見込み顧客の獲得や育成に繋げたい場合や、人脈を広げていきたいというときに活用できます。
他のツール・システムと連携させやすいため、情報管理のしやすさからもオンライン名刺はイチオシです。
CRMやSFAツールとシステム連携できる
顧客管理システム（CRM）や営業支援システム（SFA）などのシステムと連携できる点は、オンライン名刺の魅力です。
たとえば、顧客管理システムと連携させることによって、名刺交換したタイミングや今までの連絡回数・履歴などを残せます。
また営業支援システムと連携させることで、商談の進捗状況や取引状況などの詳細を確認することが可能で、生産性の高い行動が可能です。
業務効率や生産性を高めたいという方は、オンライン名刺が向いています。
手軽に情報更新できる
オンライン名刺は紙名刺とは異なり、手軽に情報更新ができるという点がメリットです。
Webサイトや実績などの更新をしたい場合、紙名刺のときは再度名刺を作り直す必要があり、大きなコストが発生してしまいます。
しかしオンライン名刺であれば更新したい内容があったとき、管理画面やアプリなどから内容を入れ替えるだけで更新が可能です。
名刺情報の更新頻度が高いという方や、クリエイターなど定期的に実績を入れ替えたいという方はオンライン名刺が向いているでしょう。
作成・印刷コストを削減できる
オンライン名刺を利用すると、作成・印刷コストを削減できる点が魅力です。
紙名刺の場合は、デザインを作成した後に必要枚数の印刷・発注する必要があります。
また、掲載できる項目・情報が限られるため、どの情報を乗せるか・どのようなデザインにするかなどを考える時間がかかってしまいやすいです。
しかし、オンライン名刺であれば掲載できる情報に制限がなく、相手に伝えたい情報をたくさん載せられます。
また完成した名刺情報をURLやQRコードに発行するだけで使用できるため、印刷コストなどが発生しません。
作成コストや印刷コストを削減できる点から、オンライン名刺はおすすめです。
SNSやWebサイトへ誘導できる
オンライン名刺は、クリック可能なリンクを設置可能で、SNSやWebサイトへ誘導できる点がメリットです。
たとえばInstagramやX（旧Twitter）の実績を見てほしい場合や、LinkedInで職歴やスキルをチェックしてほしいというときに活躍してくれます。
紙名刺にはできない「ワンタップで目的の情報にたどり着ける」という手間の少なさから確認してもらいやすいです。
そのため、SNSやWebサイトを見てほしいという方は、オンライン名刺が向いているでしょう。
オンライン名刺を利用する4つの注意点
オンライン名刺を利用するときの注意点は、4つあります。
- 相手によって交換できない場合がある
- 導入にコストがかかる
- ツールやアプリが終了する可能性がある
- 名刺交換用のURLは有効期限を共有しておく
それぞれの注意点について解説していきます。
相手によって交換できない場合がある
オンライン名刺の注意点として、相手のITリテラシーやセキュリティ面から交換できない場合があるという点に注意しましょう。
相手がデジタルツールに慣れていない場合や、セキュリティポリシーの関係から外部のオンラインサービスを利用できないとき、オンライン名刺が交換できない場合があります。
たとえばセキュリティ対策として知らないURLを読み取れなくしている場合などは、オンライン名刺を読み取ってもらえず、交換できません。
状況に応じて名刺交換ができるように、紙名刺も併用して準備しておくと良いでしょう。
導入にコストがかかる
オンライン名刺を作成するときは、個人でデザインツールを活用して作成することもできますが、専用アプリやツールを利用すると利用料金が発生します。
また従業員全員分のアカウント作成・管理が必要な場合、コストがかかってしまいやすく、結果的に紙名刺よりもコストが発生してしまうというケースに陥る場合があります。
さらにデザインや機能のカスタマイズ性を高める場合、追加費用が発生する場合もあるため、導入・利用コストなどを検討したうえでオンライン名刺作成ツールを選ぶようにしましょう。
ツールやアプリが終了する可能性がある
オンライン名刺サービスを利用している場合、ツールやアプリが終了する可能性があるリスクがあります。
オンライン名刺ツールやアプリのサービスが終了してしまうと、アクセスできなくなったり、URLが無効になったりする可能性が高いです。
定期的にバックアップまたはエクスポートを取っておくか、信頼性の高いサービスを選ぶようにしましょう。
名刺交換用のURLは有効期限を共有しておく
オンライン名刺の中には、名刺交換用のURLを発行した際に、有効期限が設定されている場合があります。
相手に有効期限を伝えていないと、期限内に相手がアクセスしなかった場合に名刺情報を確認できず、交換した意味がなくなってしまう可能性があります。
そのため、URLやQRコードの有効期限を伝えたり、無期限のリンクを使用したりするなどの工夫が必要です。
オンライン名刺の作り方4ステップ
オンライン名刺を作りたい場合は、4つのステップで進みます。
- 載せたい情報をまとめる
- 作成ツールやアプリを検討する
- デザイン・レイアウトを考える
- QRコードやURLを作成する
それぞれの流れについて解説していきます。
ステップ1.載せたい情報をまとめる
オンライン名刺を作成したい場合は、まず載せたい情報をまとめるようにしましょう。
オンライン名刺は紙名刺とは異なり、さまざまな情報を掲載できるものの、情報を載せすぎてしまうと相手が確認する際に煩わしさを感じてしまいやすいです。
オンライン名刺で載せる主な項目は、以下があげられます。
- 氏名
- 役職・部署名
- ロゴ
- 電話番号・メールアドレス
- 住所
- プロフィール写真
- SNSやビジネス系アカウントリンク
- ポートフォリオ・WebサイトのURL
- 自己紹介または一言メッセージ
- QRコード
- 名刺情報のダウンロードリンク
上記の中から相手に伝えたい項目だけをピックアップしてわかりやすいように名刺情報をまとめましょう。
ステップ2.作成ツールやアプリを検討する
オンライン名刺を作成する場合は、作成ツールやアプリを検討しましょう。
オンライン名刺を作成する場合は、専用のツールやアプリを利用する機会が多いですが、サービスごとにカスタマイズ性やテンプレートの種類などが異なります。
また名刺交換の方法や費用なども変わってくるので、どのサービスがあなたに合っているか複数を見比べて作成ツール・アプリを決めましょう。
ステップ3.デザイン・レイアウトを考える
作成ツールやアプリを決めたあとは、デザインまたはレイアウトを決めましょう。
伝えたい情報をなるべくページの上部に配置し、SNSリンクや自己紹介などは後半に設置しましょう。
またブランドカラーを採用したり、背景や文字の色を含めて3色までにまとめたりするのがおすすめです。
自身の写真を掲載すると、どのような人物なのかわかりやすく、親しみを持ってもらいやすいでしょう。
ほかにもデザインに合わせてフォントを決めたり、文字のサイズを調整すると見栄えの良い名刺に仕上がります。
ステップ4.QRコードやURLを作成する
オンライン名刺を作成したあとは、QRコードやURLを作成しましょう。
QRコードやURLを作成すると、交換したい相手と送り合うだけで名刺情報を交換できます。
またQRコードであればオンライン商談・打ち合わせ時に背景に載せておくと、名刺交換を促しやすいです。
オンライン名刺を作成するだけでは意味がないため、QRコードやURLを作成して相手に送るようにしましょう。
オンライン名刺の交換方法4選
オンライン名刺の交換方法は、4つあります。
各交換方法ごとの特徴は、以下の表のとおりです。
| 名刺交換の方法 | 特徴 |
| オンライン会議ツールで共有 | ・チャット機能を活用して送れる・名刺を送りながら自己紹介ができる |
| バーチャル背景に組み込む | ・発言していなくても名刺交換しやすい・半自動的に名刺交換ができる |
| メールや連絡ツールで送る | ・打ち合わせ後のお礼メールで載せやすい・挨拶の一部としてビジネス文に入れやすい |
| スマホやタブレットで読み込む | ・イベントや展示会などで活躍・スマートに名刺交換が可能 |
Google MeetやZoomなどのオンライン会議ツールを利用している場合、チャット機能やバーチャル背景を利用すると、QRコードやURLで相手に名刺を送ることが可能です。
またURLの場合はメールや連絡ツールに送りやすく、打ち合わせ後のお礼に添えておくだけで相手に再度「どのような人と打ち合わせをしたのか」を覚えてもらいやすいうえに好感を抱かれやすいでしょう。
さらにオンライン名刺の中にはNFCカード搭載サービスもあり、スマホを近づけるだけで名刺交換が可能です。
イベントまたは展示会などでスマートに名刺交換が可能で、紙名刺の代わりとしても活躍してくれます。
さまざまな交換方法があるため、オンライン名刺は多くの方におすすめです。
オンライン名刺に関するよくある質問
オンライン名刺に関するよくある質問は、2つあります。
- オンライン名刺は個人にもおすすめですか？
- 無料のオンライン名刺はありますか？
それぞれの質問に対して回答しているので、気になる内容がある方は確認してみてください。
オンライン名刺は個人にもおすすめですか？
オンライン名刺は、個人事業主やフリーランスなどの個人の方にはとくにおすすめです。
オンライン名刺はこれまでの実績や経歴などのポートフォリオを掲載できます。
また紙名刺とは異なり大量発注の必要もないので、コストを大幅に抑えることが可能です。
クリエイティブ職や発信型の仕事などの方にはとくにおすすめなので、個人の方はオンライン名刺を検討してみてください。
無料のオンライン名刺はありますか？
無料のオンライン名刺もあります。
無料でもおしゃれなオンライン名刺を作成することは可能ですが、有料と比べて連携できるシステムや機能、テンプレートの種類などに差があります。
そのため簡易的にオンライン名刺を作成したい方や、どのようなサービスなのか試してみたいという方に無料のオンライン名刺がおすすめです。
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- 電話番号
- メールアドレス
- SMS
- InstagramやX（旧Twitter）、FacebookなどのSNS
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- Zoom
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- Snapchat
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まとめ：オンライン名刺でサクッと名刺交換しよう
オンライン名刺は、対面だけでなくオンライン上でも名刺交換ができるおすすめの名刺です。
名刺交換をスマートにできるだけでなく、紙名刺には載せられない動画や複数の項目を掲載しやすく、あなたや会社の魅力をより伝えやすいでしょう。
おしゃれで機能性に優れた名刺を持ちたい方は、オンライン名刺を検討してみてください。
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